Zasadacia miestnosť je kľúčovým miestom firemných priestorov, v ktorom sa na dennej báze odohrávajú pracovné stretnutia zamestnancov a ich klientov. Jej zariadenie by malo vychádzať z dôkladnej analýzy interných potrieb spoločnosti. Mnohé firmy zasadačky využívajú nielen na obchodné stretnutia ale aj tímovú prácu, porady, či školenia. Čomu je prispôsobený celkový dizajn miestnosti, technologické vybavenie, osvetlenie, organizácia nábytku či kreatívne prvky.
V tomto článku vám priblížime niekoľko dôležitých aspektov, na ktoré by ste mali myslieť pri zariaďovaní vašej zasadačky.
Hlavne funkčne a účelne
Zasadacia miestnosť by mala byť zariadená tak, aby podporovala produktivitu a efektivitu práce a pracovných stretnutí. Celkové vybavenie a nábytok by mal zodpovedať potrebám zamestnancov počas osobných, či videokonferenčných stretnutí a prezentácií.
Na základe využitia miestnosti a jej rozmerov je potrebné zabezpečiť dostatočný počet miest na sedenie, pracovných stolov a samozrejme technológie potrebnej na prácu. Zvolený nábytok by mal byť vkusný, zároveň funkčný a adekvátne prispôsobený tvaru miestnosti.
V prípade menšej zasadačky je vhodnejšie zvoliť menej zariadenia, aby priestor nepôsobil stiesnene a preplnene. Vyhnite sa masívnemu nábytku, či veľkému počtu otvorených políc, či skriniek. Často postačí vhodne umiestnený pracovný stôl, ergonomické sedenie, videokonferencia, odkladací priestor, džbán s vodou a pohármi, a zopár príjemných a dizajnových vychytávok, ktoré priestor oživia a zútulnia.
Samozrejme netreba zabudnúť ani na vhodné osvetlenie a zatlmenie miestnosti. Súčasným trendom v rámci malých zasadačiek je tzv. MICROOFFICE® od spoločnosti SilentLab, ktorý viete umiestniť do otvorenej open space kancelárie, a vytvoriť tak pre zamestnancov akúsi oázu pokoja vhodnú na prácu, pracovné stretnutie či relax.
V prípade väčšej zasadačky je obvykle dominantou ergonomický pracovný stôl umiestnený v strede miestnosti, s pohodlným nastaviteľným sedením, vhodným osvetlením a technologickým vybavením potrebným pre videokonferenčné hovory, prezentáciu a zdieľanie obsahu. V prípade že zasadačka slúži aj na porady či školenia väčšej skupiny ľudí, je dobré zvážiť alternatívne sedenie v podobe tulivakov či prenosných taburetiek. Vhodným riešením je aj jeden veľký flexibilný stôl, ktorý je možné rozdeliť na menšie, a vytvoriť tak priestor pre väčšie množstvo ľudí. Ideálne je ak sú stoly výškovo nastaviteľné, prípadne na kolieskach pre jednoduchšiu manipuláciu. Vhod padne aj odkladací priestor v podobe skriniek či menšieho stolíka na odkladanie dokumentov či občerstvenia.
Aj keď veľký priestor láka k jeho zaplneniu, nechajte ho radšej dýchať. V zasadačke myslite na dostatočné široké prechodové zóny, vhodne umiestnený nábytok, či príjemné a pozitívne zvolené farby, ktoré dokážu ovplyvniť celkovú atmosféru pracovného stretnutia.
Myslite na ergonómiu
Ergonomické prostredie má vplyv nielen na naše zdravie a pohodlie, ale taktiež na náš pracovný výkon. Umožňuje nám pracovať efektívnejšie a zvýšiť tak celkovú produktivitu našej činnosti. Ergonómia je preto jedným z kľúčových faktorov, na ktoré by sme mali myslieť už pri návrhu a plánovaní našej zasadačky.
Základ ergonómie zasadačky tvorí výber ergonomického sedenia. Ide o pohodlné, nastaviteľné a zároveň pohyblivé konferenčné stoličky, ktoré vďaka mobilnému riešeniu držia pozornosť zúčastnených. Okrem výšky sedenia umožňujú, nastavenie hĺbky sedu a tiež polohy operadiel, tak aby si ich mohol každý prispôsobiť svojej výške a proporciám. Zabezpečujú dostatočnú podporu pre chrbát, aby sa minimalizovalo riziko únavy a bolesti tela. Kvalitné pohodlné stoličky sú však len jednou časťou skladačky. Pre naše zdravie je ideálne ergonomické sedenie kombinovať s pravidelnými zmenami pracovných polôh, prestávkami, či prechádzkami.
Taktiež nezabudnite zabezpečiť zasadacej miestnosti ergonomický stôl, ktorý je výškovo nastaviteľný a dostatočne veľký pre umiestnenie všetkých pracovných pomôcok. Súčasne by mal zaručovať dostatočný priestor pre pohodlné umiestnenie rúk pri práci s počítačom.
Osvetlenie zasadacej miestnosti
Osvetlenie zasadacej miestnosti hrá dôležitú rolu pri vytváraní produktívnej pracovnej atmosféry. Najvhodnejším riešením počas dňa je využitie prirodzeného denného svetla v miestnosti, ktoré zabezpečia dostatočne veľké okná. V prípade umelého osvetlenia venujte osobitnú pozornosť rovnomernému rozloženiu svetla v celej miestnosti. Je vhodné zvoliť osvetlenie s možnosťou regulácie intenzity, prípadne osvetlenie so širšou škálou režimov pre rôzne typy pracovných stretnutí.
Skvelým riešením sú aj mimoriadne univerzálne bodové svietidlá. Môžete ich využívať ako zónové osvetlenie alebo rovnomerné osvetlenie celej miestnosti. Spomínané bodové svetlá nájdete aj na Biano.
Technológia a komunikácia
V modernej zasadačke by rozhodne nemali chýbať audiovizuálne technológie, ktoré sú nevyhnutnou súčasťou dnešných pracovných stretnutí. Slúžia na prezentáciu digitálneho obsahu a efektívnu hybridnú komunikáciu. Už pri návrhu zasadačky by ste mali vedieť, aké AV vybavenie bude v miestnosti využité a potrebné. Tomu potom prispôsobte aj celkový dizajn a výber nábytku. Tak aby boli technológie takpovediac „neviditeľné“ respektíve vhodne zakomponované do celkového dizajnu zasadačky, aby zo stola alebo stien netrčali káble a podobne. Všetko by malo byť jednoducho ovládateľné, intuitívne a spoľahlivé, aby sa stretnutia mohli uskutočňovať bez technických problémov.
Základom vybavenia modernej zasadacej a konferenčnej miestnosti je zobrazovacia plocha, ktorú môže tvoriť:
K tomu prislúchajúce prípojné miesto v stole alebo bezdrôtové pripojenie (napr. Barco ClickShare). Väčšie priestory sú doplnené o elektroakustickú podporu, ktorá pozostáva zo systému reproduktorov (stropných/skrinkových), mikrofónov, zosilňovačov a audio matíc. Kvalitné ozvučenie je schopné zachytiť zvuk zo všetkých častí miestnosti, ale zároveň filtrovať nepotrebný šum.
Súčasné pracovné stretnutia vo veľkej miere prebiehajú vo forme hybridnej komunikácie, ktorú umožňuje kvalitný videokonferenčný systém. Vďaka videokonferencii dokážete jednoducho komunikovať s klientom, bez toho aby ste za ním museli vycestovať, prípadne zdieľať informácie so vzdialeným tímom v inom meste. Videokonferenčné riešenie pozostáva z kvalitnej kamery, reproduktorov a mikrofónov a jeho výber závisí od typu a veľkosti zasadačky.
Komplikovanejšie inštalácie sú rozšírené o riadiaci systém, pomocou ktorého môžete ovládať jednotlivé prvky v miestnosti: audio, video, žalúzie(závesy), osvetlenie a vzduchotechniku.
TIP: Skvelým audiovizuálnym riešením pre zasadačky je aj interaktívny dotykový displej, ktorý predstavuje inteligentné a intuitívne riešenie pre prezentáciu širokej škály obsahu. Zároveň nahrádza funkciu bielej popisovacej tabule. Môžete naň písať, kresliť, bezdrôtovo zdieľať obrazovku, alebo používať rôzne dostupné aplikácie a funkcie. K jeho využitiu je potrebný len váš počítač, ktorý s displejom jednoducho prepojíte pomocou kábla. Ak ste radšej za klasiku, prípadne ste obmedzený budgetom, zvoľte do miestnosti whiteboard alebo flip chart pre vizualizáciu myšlienok a zapisovanie poznámok.
Nezabudnite na výkonné a stabilné pripojenie k internetu a základné kancelárske potreby, ktoré sa vám pri stretnutiach určite zídu.
Vizuálny dojem zasadačky
To, ako sa vy a vaši klienti v zasadacích priestoroch cítite, dokáže výrazne ovplyvniť aj kvalitu a priebeh vašich stretnutí. Príjemné a profesionálne prostredie podporuje celkový myšlienkový proces a produktivitu. Vhodne zvolená farebná schéma a dizajn, ktorý je v súlade s firemnou identitou a estetickými preferenciami vytvára pozitívny dojem na zamestnancov ako aj návštevníkov. Oku lahodiace dizajnové prvky, dekorácie, či umenie na stenách sú takisto veľmi vítané.
Zatlmenie a akustika miestnosti
Najdôležitejším parametrom, ktorý zabezpečí komfortné a ničím nerušené pracovné stretnutia, je zatlmenie miestnosti a jej zvuková izolácia. Vo veľkej väčšine prípadov sa na vybavenie interiérov zasadačiek používajú tvrdé materiály (drevo, kameň, sklo, sadrokartónové stropy), ktoré sú hlavnými nepriateľmi akustiky. Existujú však dostupné riešenia, ktoré vedia túto problematiku úspešne vyriešiť. Nežiaduci zvuk a hluk môžete eliminovať použitím závesov na oknách, kobercami na podlahách, prípadne použitím akustického sadrokartónu na stropy miestnosti.
Ideálnym riešením je umiestnenie akustických panelov na strop a steny zasadačky, ktoré pohlcujú zvuk vo frekvenčných spektrách zodpovedajúcich ľudskej reči. Dokonale funkčná akustika zasadacej miestnosti zaistí nielen pokoj na prácu, ale taktiež dokonalý pocit súkromia a pohodlia. Zároveň môže byť vkusným a estetickým doplnkom interiéru zasadačky.
Organizácia a úložný priestor zasadačky
Nezabudnite ani na dostatočné množstvo úložného priestoru pre dokumenty, prezentácie a rôzne materiály, ktoré vám poslúžia na udržanie poriadku a organizácie zasadačky. S umiestnením a množstvom skriniek, regálov a políc, to však rozhodne nepreháňajte. V rámci priestoru pre ne zvoľte nenápadné, ale funkčné miesto. Úložný priestor vám určite padne vhod aj pri rôznych eventoch na odkladanie občerstvenia, prípadne osobných vecí pri stretnutiach s väčším počtom zúčastnených.
Opatrenia na ochranu súkromia
Každá zasadacia miestnosť by mala byť vybavená dostatočnými opatreniami na zabezpečenie súkromia a diskrétnosti prebiehajúcich stretnutí. Určite preto nezabudnite do miestnosti umiestniť žalúzie prípadne závesy, aby sa zabránilo nežiaducim pohľadom zvonka. Vhodnou alternatívou môže byť aj elektronická fólia s efektom pieskovaného skla lepená na sklenené priečky miestnosti. Pri aktivácií je sklo číre, pri vypnutí zasa matné, zabezpečujúce dostatok potrebného súkromia.
Skvelým riešením na ochranu súkromia a diskrétnosti stretnutí je rezervačný systém . Býva umiestnený pred vstupom do zasadačky a informuje ostatných o obsadenosti a vyťaženosti miestnosti.